Làm quen với PowerPoint(Dành cho người mới sử dụng

PowerPoint được cài mặc định trong office khi bạn cài bộ này trên máy. Tuyệt nhiên sẽ có hiệu quả hơn khi bạn cài thêm PowerPoint view, nó nằm trong thư mục “ppviewer” của bộ office, nó sẽ rất thuận tiện trong việc trình diễn. Ppview xuất hiện trong menu star, bạn có thể kéo một shortcut của nó ra ngoài màn hình nền nếu thường sử dụng (theo tôi tốt nhất nên cho PowerPoint và ppview nằm trong một thư mục trên menu Start).
Chạy PowerPoint.
Chạy PowerPoint rất đơn giản: chỉ cần click vào PowerPoint trên menu Start. PowerPoint sẽ đưa ra một hộp thoại Tip of the day, cho bạn biết thêm một số điều về nó. Lần sau nếu không muốn nó hiện lên hãy bỏ dấu kiểm ở hộp Show tip at the Startup. Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại yêu cầu, bạn có thể lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slide hợp lý theo cách của mình.
- Nếu chọn AutoContent Wizard, chương trình sẽ đưa ra một số câu hỏi và bạn phải trả lời cho nó, để cuối cùng các slide được tạo ra một cách hợp lý nhằm phục vụ mục đích trình diễn của bạn.
- Nếu bạn chon Template, bạn sẽ phải chọn một số mẫu nền thích hợp cho slide của bạn.
- Bạn cũng có thể chọn Blank Presentation để tạo slide với nền trắng để có thể tuỳ biến nó. (ở đây chúng ta đi từ slide đơn giản nhất, đó là chọn Blank).
Sử dụng PowerPoint.
Chúng ta bắt đầu đi sâu vào việc sử dụng PowerPoint với các thủ thuật nhỏ:
* Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M.
* Để tạo màu nền: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp “Apply” cho một slide hoặc “Apply to All” cho tất cả các slide của bạn. Bạn cũng có thể chọn màu nền có sẵn của các slide mẫu bằng cách nhấp vào biểu tượng “Apply Design Template” trên thanh “Toolbar standard”, sau đó chọn màu nền bạn thích.
* Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp “Drawing”, sau đó vẽ lên slide của mình nhằm tạo các hình theo sở thích.
* Bạn chọn biểu tượng “Text box” để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Sau đó nên đánh dấu cho các đề mục bằng cách nhấp phím phải vào hộp “Text box”, chọn “bullet” và chọn các kí hiệu thích hợp”.
* Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng “Free rotate tool”, hoặc vào “Draw/rotate/flip” và chọn các kiểu xoay phù hợp.
* Bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn “Format/font”.
Tạo các hiệu ứng đặc biệt
Nhắp vào biểu tượng “Fill color”, rồi chọn “shaded” để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng là hình ảnh.
* Chọn nút “Shawdow [on/off]” để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp đẽ.
* Bạn có thể làm việc với các slide của mình một cách thuận tiện bằng cách nhắp vào các biểu tượng nằm phía dưới màn hình.
* Để các đối tượng nằm trên hoặc dưới cho phù hợp hình thức trình bày, chọn đối tượng rồi vào menu “Draw’ chọn “Bring forward” hoặc “Send backward”.
* Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn múon.
* Với các thay đổi trên đối tượng bạn có thể trở về trạng thái cũ bằng cách nhắp vào biểu tượng “Undo” hoặc “Redo”.
* Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra.
Hãy chọn từng đối tượng và thử từng biểu tượng, sau đó nhắp biểu tượng “Slide Show” để biết kết quả
Trình diễn với PowerPoint
Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào “View/slide show”… hoặc nhắp biểu tượng “Slide show” bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt. Bạn cũng có thể đổi tên khác nếu muốn.
- Khi trình diễn, các đối tượng của slide hoặc từng slide sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Theo tôi, bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi.
Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color” và chọn màu thích hợp.
- Muốn kết thúc, chọn “End Show”.
Trình diễn với pptview.
Chọn pptview trong menu Start. Màn hình Microsoft PowerPoint Viewer hiện ra. Trong “list files of Type” chọn *. ppt và trong “Directories” chọn thư mục, trong “File Name” chọn các file cần thiết nhắp biểu tượng “Show”. Việc sau đó giống như đã trình bày ở phần trên. Chọn hộp đánh dấu” Loop continuously until esc”, dùng để thoát khi ấn “ESC”.
Hoàn chỉnh việc trình diễn.
Bạn có một file t1.ppt và t2.ppt nằm trong hai thư mục khác nhau và bạn muốn trình diễn cả hai file này nhằm một mục đích nào đó. Làm thế nào? Đó chính là nhiệm vụ của Ppview.
Hãy tạo một file có tên là trinhdien.lst (chú ý đuôi. lst). Sau đó bạn dùng bất cứ một công cụ nào để soạn thảo tên file này.
Ví dụ ta có:
- path:t1.ppt
- path:t2.ppt
….
ở đây path là chỉ đường dẫn cụ thể đến file đó.Lưu file này vào một thư mục nào đó. Lần sau muốn trình diễn file này hãy dùng đến pptview, trong “List files of the Type” chọn *.lst. chọn file cần trình diễn, pptview sẽ trình diễn các slide của t1.ppt trước và t2.ppt sau. Trên đây chỉ là những kinh nghiệm nhỏ của tôi, xin cung cấp để bạn có thể bước đầu sử dụng hiệu quả phần mềm PowerPoint.